3 Cara Kurangi Rapat

JAKARTA (sijori.id) - Mengurangi rapat di tempat kerja terbukti mampu meningkatkan produktivitas hingga 76% di tempat kerja. Melansir dari laman website Inc.com, berikut ini adalah saran yang bisa dilakukan untuk mengurangi rapat di tempat kerja.
 

1. Ganti rapat check-in pagi Anda dengan pesan check-in.

"Kerumunan harian adalah pertemuan yang paling sering diadakan, dan seringkali, itu yang paling sulit untuk ditinggalkan," tulis para peneliti. Manajer, terutama jika mereka tidak berpengalaman, mungkin ingin mengumpulkan semua orang untuk memastikan semua anggota tim berada di jalur yang benar dengan pekerjaan mereka dan mengetahui apa yang dilakukan orang lain.

Memang penting untuk membagikan informasi ini, kata para peneliti, tetapi rapat check-in bukanlah satu-satunya cara untuk melakukannya.

Peneliti menyarankan untuk meminta anggota tim mengirim pesan setiap awal jam kerja di grup bersama. Beri waktu anggota tim untuk mengirimkan jawaban mereka dalam satu jam.

Sebanyak 83% karyawan lebih menyukai metode check-in ini, yang tidak mengganggu alur kerja mereka, kata para peneliti. Memiliki informasi tentang apa yang sedang dikerjakan semua memiliki beberapa keuntungan.

Hal ini juga bermanfaat sebagai antisipasi jika seseorang lupa apa yang sedang dikerjakan orang lain atau tidak membuat catatan yang memadai, mereka selalu dapat mengecek ulang riwayat percakapan untuk menemukan informasi yang dicari.

Dan anggota tim yang memiliki pertanyaan lanjutan atau perlu mendiskusikan sesuatu dapat melakukannya dengan mengirimkan pesan ke orang yang tepat.
 

2. Mengadakan rapat hanya jika benar-benar diperlukan.

Psikolog Wharton dan penulis Adam Grant mengatakan hanya ada empat alasan mengapa anggota tim harus bertemu: untuk mempelajari sesuatu bersama, untuk memutuskan sesuatu bersama, untuk benar-benar menyelesaikan tugas bersama, atau untuk menjalin ikatan.

Namun, Laker dan para peneliti lain memiliki pandangan yang sedikit berbeda, mereka mengatakan bahwa dalam kebanyakan kasus, satu-satunya alasan yang baik untuk bertemu adalah untuk melakukan evaluasi atas pekerjaan yang telah diselesaikan sebelumnya dan belajar darinya, untuk mengklarifikasi dan mendukung sesuatu, seperti kebijakan atau tujuan, atau untuk mendistribusikan pekerjaan dalam tim.
 

3. Izinkan anggota tim keluar dari rapat

Anda mungkin tergoda untuk mengundang banyak anggota tim Anda ke rapat sehingga setiap orang mendapat informasi yang sama dan tidak ada yang merasa tersisih. Namun, seperti yang dicatat oleh para peneliti, semakin tidak penting suatu topik bagi pekerjaan tertentu seseorang, semakin besar kemungkinan mereka menjawab email mereka atau bermain game solitaire online selama pertemuan berlangsung.

Salah satu solusinya adalah membuat rapat opsional untuk sebanyak mungkin anggota tim. Dengan begitu, mereka dapat hadir jika suatu topik tampaknya penting bagi mereka dan melewatkannya jika tidak. "Dorong tim Anda untuk menandai atau membatalkan rapat jika waktu mereka tidak digunakan dengan sebaik-baiknya," tulis para peneliti.

"Jelaskan bahwa, sebagai manajer mereka, Anda mendukumg mereka dan tidak akan menghakimi atau menghukum mereka." Lagi pula, menghindari rapat dapat meningkatkan produktivitas karyawan, dan mengapa Anda ingin menghukum mereka karena itu? (*)